Tietosuojaseloste

Epävirallinen käännös. Mikäli tämän käännöksen ja alkuperäisen englanninkielisen version välillä on eroja, englanninkielinen versio on oikeudellisesti pitävä.

Viimeksi päivitetty 12. helmikuuta 2024.

Tämä tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, miten Synergi Solutions Oy käsittelee asiakkaidensa, potentiaalisten asiakkaidensa, yritysasiakkaidensa, yritysasiakkaiden edustajiensa, potentiaalisten yritysasiakkaidensa ja internetin käyttäjien, jotka vierailevat verkkosivustollamme osoitteessa https://www.synergi.so/ (yhdessä ”Käyttäjät”), henkilötietoja.

Tämän käytännön keskeisiä näkökohtia ovat seuraavat:

  • Keräämämme henkilötiedot ja syyt, miksi keräämme niitä;
  • miten käytämme henkilötietoja;
  • miten jaamme henkilötietoja;
  • kuinka kauan säilytämme henkilötietoja; ja
  • mitä oikeuksia käyttäjillä on.

1. Yhteystietomme

Rekisterinpitäjä on Synergi Solutions Oy (jäljempänä ”Synergi”, ”me”, ”meitä” tai ”meidän”). Synergi on vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään tämän käytännön ja sovellettavan tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Yhteystietomme ovat seuraavat:

Synergi Solutions Oy

Yritystunnus: 3306817-5

Osoite: Annankatu 25, 00150 Helsinki

Sähköposti: [email protected]

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme

Keräämme henkilötietoja eri keinoin, jotka on selitetty alla. Pääsääntöisesti henkilötiedot kerätään suoraan Käyttäjältä asiakassuhteen yhteydessä, mukaan lukien palveluidemme käyttö tai Käyttäjän verkkosivutoiminta. Voimme myös kerätä potentiaalisten asiakkaiden ja yritysasiakkaiden yhteystietoja kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi myyntitiedustelualustojen ja erilaisten integraatioiden kautta Käyttäjän laitteisiin liittyen tai julkisista rekistereistä.

Palveluidemme käyttäjillä on valinnanvaraa sen suhteen, mitä tietoja he jakavat. Käyttäjä voi kieltäytyä antamasta meille joitakin henkilötietoja. Joitakin henkilötietoja saatetaan kuitenkin vaatia palveluidemme käyttämiseksi, ja jos Käyttäjä päättää olla antamatta tällaisia tietoja, Käyttäjä ei voi käyttää kyseistä palvelua tai ominaisuutta.

2.1 Asiakastiedot

Asiakassuhteen yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja:

  • Käyttäjän tiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite;
  • Asiakassuhteen tiedot, kuten sopimus, asiakassuhteen alkamis- ja päättymispäivä sekä tilatut palvelut;
  • Laskutustiedot, kuten pankkitilitiedot, suoritetut ja maksamatta olevat maksut sekä toimitetut laskut;
  • Muut liiketoimintaan liittyvät tiedot, jotka eivät itsessään ole henkilötietoja mutta jotka yhdessä muiden tietojen kanssa voivat olla henkilötietoja, kuten laitteen sijainti;
  • Asiakasvuorovaikutus, kuten veloitustiedot ja tilastot, laitteen sijainti, asiakaskontaktit, palaute ja valitukset; ja
  • tiedot, jotka liittyvät markkinointiviestintään sähköpostin, kokousten, verkkosivuston ja sosiaalisen median alustojen kautta.

2.2 Prospektitiedot

Otamme yhteyttä potentiaalisiin asiakkaisiin ja annamme heille muita asiaankuuluvia tietoja palvelustamme. Tätä tarkoitusta varten käsitellään seuraavia tietoja:

  • Käyttäjätiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, yrityksen nimi;
  • liiketoimintaan liittyvät tiedot, jotka eivät itsessään ole henkilötietoja mutta jotka yhdessä muiden tietojen kanssa voivat olla henkilötietoja; ja
  • Tiedot, jotka liittyvät markkinointiviestintään sähköpostin, kokousten, verkkosivuston ja sosiaalisen median alustojen kautta.

2.3 Tekniset tiedot

Keräämme automaattisesti joitakin teknisiä tietoja verkkosivustomme tai palvelumme käytön yhteydessä, jotka voivat liittyä Käyttäjiin. Näitä ovat IP-osoite, Käyttäjän laitteen tyyppi ja laitetunnus sekä mobiililaitteen käyttöjärjestelmä, sovellusversio, selaimen tyyppi, selainversio, verkkosivustomme tietyt alasivustot, joilla Käyttäjä vierailee, vierailun aika ja päivämäärä, kyseisillä sivustoilla vietetty aika, yksilölliset laitetunnisteet ja muut tilastotiedot.

2.4 Erityiset henkilötietoryhmät

Emme käsittele Käyttäjiemme erityisiä henkilötietoryhmiä.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

1) Palvelujen tarjoaminen ja asiakassuhteen hoitaminen

Henkilötietojen käsittelyn ensisijainen tarkoitus on tarjota palveluitamme, mukaan lukien päivitykset, suojaus, vianmääritys ja tuki, sekä hallinnoida ja ylläpitää asiakassuhdetta meidän ja Käyttäjän/käyttäjän edustaman yrityksen välillä. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittelymme perustuu asiakassuhteeseen ja mahdolliseen sopimukseen.

2) Markkinointi

Lähetämme Käyttäjille sähköpostiviestejä kertoaksemme palvelun uusista ominaisuuksista, kysyäksemme palautetta, kohdentaaksemme mainontaa tai antaaksemme heille muuta merkityksellistä tietoa palvelustamme. Tältä osin henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, jotta voimme tarjota Käyttäjille asiaankuuluvaa ja räätälöityä tietoa palvelusta, mainostaa palvelua tai personoida Käyttäjäkokemuksen. Käyttäjillä on oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme, kuten jäljempänä kohdassa 7 todetaan.

Käyttäjä voi milloin tahansa peruuttaa markkinointiviestinnän klikkaamalla sähköpostiviestien alareunassa olevaa ”Peruuta tilaus” tai ”Päivitä asetukset” -linkkiä tai ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa [email protected].

Me tai kolmannen osapuolen palveluntarjoajamme saatamme sijoittaa evästeen tai muita vastaavia tekniikoita, kuten pikselitunnisteen, tietyille verkkosivustoille. Näin me ja kolmannen osapuolen palveluntarjoajamme voimme näyttää käyttäjillemme verkossa asiaankuuluvia mainoksia, joiden avulla voimme saada palveluitamme käyttävät tai aiemmin verkkosivustollamme vierailleet käyttäjät uudelleen mukaan toimintaan. Tämä käsittely perustuu Käyttäjän suostumukseen. Käyttäjät voivat käyttää evästeiden suostumustyökalua peruuttaakseen suostumuksensa tai muuttaakseen valintojaan, joka löytyy klikkaamalla ”Evästeasetukset” verkkosivustomme alareunasta. Käyttäjät voivat myös määrittää selaimen tai laitteen estämään tiettyjen evästeiden käytön.

3) Palvelujen kehittäminen ja tietoturva

Käsittelemme henkilötietoja myös palvelun kehittämiseksi, mukaan lukien palvelun käytön seuraaminen ja analysointi, sekä sen turvallisuuden varmistamiseksi. Näissä tapauksissa tietojenkäsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etumme varmistaa, että palvelumme tietoturvan taso on riittävä ja että meillä on käytettävissämme riittävät ja asianmukaiset tiedot palvelumme kehittämiseksi.

4. Henkilötietojen luovuttaminen

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

  • kun se on sallittua tai lakisääteistä, esimerkiksi toimivaltaisten viranomaisten pyyntöjen täyttämiseksi tai oikeudenkäynteihin liittyen;
  • kun luotetut kolmannen osapuolen palveluntarjoajamme, kuten pilvipalveluntarjoajat ja mainonnan hallinta-alustat, tarjoavat meille palveluja. Osa palveluntarjoajista toimii puolestamme tietojenkäsittelijöinä ja toimii ohjeidemme mukaisesti. Joka tapauksessa tällaiset palveluntarjoajat otetaan palvelukseen tässä käytännössämme kuvattujen toimintojen toteuttamiseksi. Voimme kuitenkin käyttää myös palveluntarjoajia ja yhteistyökumppaneita, jotka toimivat rekisterinpitäjinä (esim. asianajajat, kirjanpitäjät, sosiaalisen median alustat jne.). Kukin tällainen yhteistyökumppani on vastuussa omasta tietojenkäsittelystään. Lisätietoja siitä, miten tällainen kumppani käsittelee Käyttäjän henkilötietoja, saat asianomaisista tietosuojakäytännöistä tai ottamalla suoraan yhteyttä kumppaniin;
  • kun tehdään yhteistyötä Käyttäjän sähköyhtiön kanssa, edellyttäen, että Käyttäjän on toimittanut meille sähköyhtiön tiedot – kyseinen sähköyhtiö vastaa omasta tietojenkäsittelystään. Tietoa siitä, miten kyseinen yritys käsittelee Käyttäjän henkilötietoja, saat asianomaisista tietosuojakäytännöistä tai ottamalla suoraan yhteyttä kyseiseen yritykseen;
  • jos olemme mukana sulautumisessa, yrityskaupassa tai koko omaisuutemme tai sen osan myynnissä; ja
  • kun uskomme hyvässä uskossa, että tietojen luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme suojaamiseksi, Käyttäjiemme turvallisuuden tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi tai petosten tutkimiseksi.

5. Henkilötietojen siirtäminen EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Voimme siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen (”ETA”) ulkopuolelle, kun luotettavat kolmannen osapuolen palveluntarjoajamme ovat sijoittautuneet sinne. Käytämme esimerkiksi markkinointitarkoituksiin Google Adsia ja LinkedIn Campaign Manageria, ja nämä palveluntarjoajat saattavat sijaita Yhdysvalloissa tai muutoin käsitellä henkilötietoja ETA-alueen ulkopuolella. Siltä osin kuin henkilötietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, Synergi käyttää vaadittuja vakiintuneita mekanismeja, jotka mahdollistavat siirron näille palveluntarjoajille kyseisissä kolmansissa maissa, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muuta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista pätevää mekanismia.

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Synergi säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä politiikassa määriteltyjen tarkoitusten täyttämiseksi. Pääsääntöisesti henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen aikana. Sen jälkeen henkilötietoja säilytetään lyhyen aikaa ennen niiden poistamista, jotta voidaan varmistaa, että jommankumman osapuolen kaikki sopimusoikeudet tai -velvoitteet on täytetty, esimerkiksi laskut on maksettu, ja pian palaavat asiakkaat voivat säilyttää tietonsa. Joitakin henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään, jos laki niin vaatii, kuten laskuja ja tilauksia kirjanpitolakien mukaisesti.

Kun Synergi käsittelee henkilötietoja markkinointitarkoituksiin, tiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua viimeisestä yhteydenotosta Synergin ja käyttäjän välillä tai kun käyttäjä pyytää Synergiä lopettamaan markkinoinnin ja lyhyen ajan tämän jälkeen, jotta voimme toteuttaa pyynnön.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Käyttäjillä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin henkilötietoihin;
  • oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista, rajoittamista tai poistamista. Tietyt tiedot ovat kuitenkin ehdottoman välttämättömiä tässä käytännesäännössä määriteltyjen tarkoitusten täyttämiseksi, ja niitä voi myös vaatia laki. Näin ollen näitä henkilötietoja ei välttämättä ole mahdollista poistaa.
  • Oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun;
  • Oikeus vastustaa markkinointitarkoituksiin tapahtuvaa käsittelyä ja estää suoramarkkinoinnin vastaanottaminen tulevaisuudessa;
  • Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, kuten tämän käytännön nimenomaiseen hyväksymiseen sovelluksessamme, käyttäjällä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn laillisuuteen; ja
  • oikeus tietojen siirrettävyyteen eli oikeus saada henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa. Tämä koskee henkilötietoja, joita käsitellään sopimuksen perusteella.

Käyttäjät voivat lähettää edellä mainitut pyynnöt meille osoitteeseen [email protected].

Jos käyttäjä katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä on ongelmia, hänellä on oikeus tehdä valitus omalle kansalliselle tietosuojaviranomaiselle EU:ssa/ETA:ssa. Käyttäjä voi tehdä valituksen myös minkä tahansa muun EU-maan tietosuojaviranomaiselle, jossa hän asuu, työskentelee tai jossa käyttäjän mielestä väitetty rikkomus on tapahtunut.

8. Turvallisuus

Ylläpidämme kohtuullisia turvatoimia (mukaan lukien fyysiset, sähköiset ja hallinnolliset) henkilötietojen suojaamiseksi katoamiselta, tuhoutumiselta, väärinkäytöltä ja luvattomalta käytöltä tai paljastamiselta.

Käyttäjien on oltava tietoisia siitä, että vaikka pyrimme tarjoamaan kohtuulliset turvatoimet henkilötiedoille, mikään turvajärjestelmä ei voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia.

9. Muutokset tähän käytäntöön

Voimme muuttaa tätä käytäntöä aika ajoin. Jos teemme muutoksia tähän käytäntöön, tiedotamme siitä aktiivisesti Käyttäjille käyttämällä yleisesti käyttämiämme viestintäkanavia. Uusin versio tästä käytännöstä löytyy osoitteesta https://synergi.so/privacy-policy.

Evästekäytäntö

Eväste on tieto, joka tallennetaan käyttäjän tietokoneeseen, tablettiin tai puhelimeen (jäljempänä yhdessä ”laite”), kun hän vierailee verkkosivustolla tai käyttää palvelua. Samaan tarkoitukseen voidaan käyttää myös muita tässä evästeiksi luokiteltuja tekniikoita. Evästeet voivat auttaa tunnistamaan käyttäjän laitteen, kun hän käyttää mobiilisovellusta tai vierailee verkkosivustolla, ja ne voivat muistaa hyödyllisiä yksityiskohtia käytöstä ja käyttäjän tekemistä valinnoista käyttäjäkokemuksen parantamiseksi.

Evästeitä ei voida käyttää yksinään yksilön tunnistamiseen, mutta ne voidaan yhdistää suoraan tai epäsuorasti tunnistettavaan henkilöön, kun ne yhdistetään muihin tietoihin. Näissä tapauksissa evästeitä voidaan käsitellä henkilötietoina. Jos tunnistamme käyttäjän evästeiden perusteella, varmistamme, että kaikkia evästetietoja käsitellään henkilötietoina sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti.

Jos käyttäjät antavat meille suostumuksensa evästeiden asettamiseen ja vastaavien tekniikoiden käyttöön, käyttäjillä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Käyttäjät voivat peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa valintojaan evästesuostumustyökalun avulla, joka löytyy napsauttamalla verkkosivustomme alareunassa olevaa kohtaa ”Hallitse evästeitä”. Käyttäjät voivat myös kieltää evästeiden käytön muuttamalla selaimen asetuksia. Käyttäjät voivat myös rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimesta. Evästeet ovat kuitenkin tärkeä osa verkkosivuston toimintaa, joten evästeiden käytön rajoittaminen voi vaikuttaa verkkosivuston toimivuuteen.

Käytämme sekä istunto- että pysyviä evästeitä eri tarkoituksiin.

  • Istuntoevästeet tallennetaan muistiin istunnon ajaksi ja poistetaan, kun käyttäjä sulkee selaimen.
  • Pysyvät evästeet sijoitetaan Käyttäjän tietokoneen kiintolevylle ja niitä säilytetään, kunnes niiden voimassaolo päättyy tai Käyttäjä poistaa evästeet. Säilytämme pysyvien evästeiden avulla kerättyjä tietoja enintään 2 vuotta.

Käytämme sekä ensimmäisen että kolmannen osapuolen evästeitä eri tarkoituksiin.

  • Ensimmäisen osapuolen evästeet tarkoittavat sekä istuntoevästejä että pysyviä evästeitä, joita me sijoitamme verkkosivustollamme.
  • Kolmannen osapuolen evästeet ovat kolmansien osapuolten verkkosivustollemme asettamia evästeitä, kuten Google Analytics, Sentry ja HubSpot.

Käytämme evästeitä alla esitetyllä tavalla:

verkkosivustollemme asettamia evästeitä, kuten Google Analytics, Sentry ja HubSpot.

Käytämme evästeitä alla esitetyllä tavalla:

  • Välttämättömät evästeet
    • Tyyppi: Istuntoevästeet
    • Meidän hallinnoima
    • Tarkoitus: Nämä evästeet ovat välttämättömiä Synergi-sivuston tarjoamiseksi ja joidenkin sen ominaisuuksien käytön mahdollistamiseksi. Ne auttavat todentamaan käyttäjät ja estämään käyttäjätilien vilpillistä käyttöä.
  • Ilmoituksen hyväksyntäevästeet
    • Tyyppi: Pysyvät evästeet
    • Meidän hallinnoima
    • Tarkoitus: Nämä evästeet tunnistavat, ovatko käyttäjät hyväksyneet evästeiden käytön Synergi-sivustolla.
  • Toiminnallisuusevästeet
    • Tyyppi: Pysyvät evästeet
    • Meidän hallinnoima
    • Käyttötarkoitus: Näiden evästeiden avulla voimme muistaa käyttäjän tekemät valinnat Synergi-sivuston käytön aikana, kuten kirjautumistietojen tai kieliasetuksen muistamisen. Näiden evästeiden tarkoituksena on tarjota yksilöllisempi käyttökokemus ja välttää se, että Käyttäjä joutuu syöttämään asetuksensa uudelleen joka kerta, kun hän käyttää Synergi-sivustoa.
  • Seuranta- ja suorituskykyevästeet
    • Tyyppi: Pysyvät evästeet
    • Kolmansien osapuolten hallinnoimat
    • Käyttötarkoitus: Näitä evästeitä käytetään Synergi-sivuston liikennettä koskevien tietojen seurantaan, siihen, miten käyttäjät käyttävät sivustoa, ja tarkoituksenmukaisten mainosten näyttämiseen käyttäjille. Saatamme myös käyttää näitä evästeitä testataksemme uusia mainoksia, sivuja, ominaisuuksia tai verkkosivuston uusia toimintoja nähdaksemme, miten käyttäjät reagoivat niihin.

Yksityiskohtaisempia tietoja evästeiden tyypistä, käyttötarkoituksesta ja kestosta löydät evästeiden suostumustyökalustamme napsauttamalla ”Evästeasetukset” verkkosivustomme alareunassa.